Las Secretarias son las dedicadas a crear y mantener entre los individuos
relaciones cordiales, vínculos amistosos, basados en ciertas reglas aceptadas
por todos y, fundamentalmente, en el reconocimiento y respeto de la
personalidad humana.
Toda actividad laboral se fundamenta en unas positivas
relaciones con los demás, por eso es necesario que particularmente la
secretaria, como centro de la oficina aprenda a llevarse bien con sus
compañeros y con los clientes, y a participar en forma cuidadosa las relaciones
humanas., Es innegable que la
secretarias en muchos casos se convierte en patrón de comportamiento que
dinamiza la armonía o el choque que
producen los conflictos.
* BUENAS RELACIONES CON LOS DEMÁS
· Ayudar a que
los demás se conozcan e integren.
· Saludar y
despedirse ayuda a establecer relaciones armónicas.
· Pensar en
los demás y olvidarse un poco de uno mismo.
· Ser leal
quiere decir apoyar a los demás y reservar las criticas y comentarios negativos
para hecerselos a la persona en forma privada.
· Ser discreta
en los asuntos de la empresa.
· La
persistencia es una de las cualidades esenciales de las relaciones humanas esto
se explica, por ejemplo a la cortesía, que se deben utilizar en la oficina
hasta en los momentos de conflicto y presión.
· Cuidar los
modales o lo que dice en las reuniones empresariales, es decir, sociales.
· Ayudar a los
empleados nuevos a integrarse a conocer las pautas y la mecánica del trabajo.
MISIÓN DE LA SECRETARIA
Brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas
establecidas, ademas de acompañar en la vigilancia de los procesos a seguir
dentro de la empresa.
PERFIL DE LA SECRETARIA
Debe ser una persona en la que tenga plena confianza, y que
cumpla y que cumpla con las siguientes características:
- Buena presencia.
- Persona de buen trato, amable, cortés y seria.
- Excelente redacción y ortografía.
- Facilidad de expresión verbal y escrita.
- Persona pro-activa y organizada.
- Facilidad para interactuar en grupos.
- Dominio
de Windows, Microsoft Office, Internet
- Brindar apoyo a todos los departamentos.
- Desempeñarse eficientemente en su Área.
- Aptitudes para la Organización.
- Buenas relaciones interpersonales.
- Dinámica
entusiasta.
- Habilidades para el planeamiento, motivación, liderazgo y
toma de decisiones.
- Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión.
Cada vez es mayor el número de secretarias que requiere el
ámbito empresarial, pues que una secretaria es de vital importancia en todos
los sectores de desarrollo. Pero así como existen grandes ofertas de trabajo
para las secretarias, también se espera de ellas un alto nivel competitivo, lo
cual se logra con formación profesional de estas. Aparte de los estudios que
haya cursado, una secretaria debe tener una solida preparación extensa, uso
correcto del lenguaje escrito y oral con una expresión fluida y clara, además
de una muy buena educación, que le facilitara su desenvolvimiento en cualquier
nivel en el ámbito empresarial. La secretaria debe conocer sobre ciertas
materias que le permitirán desempeñar sus funciones con la debida eficacia
profesional:
1. Funciones de una
secretaria de hoy
Ser puntual en todas
sus actividades de funciones.
Reclutar las
solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al cliente.
Hacer una evaluación
periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento y servicios de éstos.
Recibir e informar
asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente, para que todos
estemos informados y desarrollar bien el trabajo asignado.
Mantener discreción
sobre todo lo que respecta a la empresa.
Evitar hacer
comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o departamentos dentro de
la empresa.
Hacer y recibir
llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los compromisos y
demás asuntos.
Obedecer y realizar
instrucciones que te sean asignadas por tú jefe. Mejora y aprendizaje continúo.
2. La calidad y el
servicio en la secretaria.
La aplicación de
conceptos como calidad y servicio es una misión indelegable de los niveles
administrativos Y directivos de la
organización. La mayor preocupación debe
centrarse en la supervivencia de empresa todos deben tener en claro que el
éxito de la misma depende de la calidad de sus productos, que se evidencian en
la satisfacción de los consumidores., y que
cualquier logro puede alcanzarse atreves de las personas. El recurso más valioso de toda organización es
su personal.
Por ello la
secretaria siempre debe impartir sistemas necesarios para la atención al
cliente. También pasos claves como lo son:
·
Espontaneidad.
· Solución de
problemas y reconocimientos.
· Evaluación
permanente de la metodología utilizada.
· Incluir un
sistema con amabilidad.
· Respeto
mutuo.
· Fluidez de
sus conocimientos.
3. Servicio de la
comunicación:
Al hablar de
servicio al cliente debemos tener en cuenta que no basta que la gente dentro de
la empresa preste el servicio., sino que lo quiera hacer. Con esto se quiere
resaltar el papel del estado de ánimo de la persona y su interés en atender
bien al cliente.
4. Atención eficaz
de la secretaria con el cliente:
Sin servicio no
hay clientes, sin cliente no hay empresas, y por consiguiente tampoco hay
empleo.es importante saber que el cliente también compra el servicio. Esto
determina la percepción de la calidad que varía de una persona a otra. La
calidad del servicio se ha convertido en un factor fundamental en la decisión
de la compra.
Todos los
aspectos de la empresa de servicio contribuyen a comunicar calidad escogida en
la recepción, la forma de responder el teléfono, la rapidez de acceso de
un empleado el manejo de las
reclamaciones, el color de sus locales, el vestuario del personal. En el
servicio todo es comunicación y resulta preciso con vencer al personal (la
secretaria) de que la responsabilidad de la empresa está en manos de todos.
CRÉDITO: http://leydisylizeth.blogspot.com/2012/03/relaciones-humanas.html
