DESEMPEÑO DE LA SECRETARIA

Las Secretarias son las dedicadas a crear y mantener entre los individuos relaciones cordiales, vínculos amistosos, basados en ciertas reglas aceptadas por todos y, fundamentalmente, en el reconocimiento y respeto de la personalidad  humana.

Toda actividad laboral se fundamenta en unas positivas relaciones con los demás, por eso es necesario que particularmente la secretaria, como centro de la oficina aprenda a llevarse bien con sus compañeros y con los clientes, y a participar en forma cuidadosa las relaciones humanas., Es innegable  que la secretarias en muchos casos se convierte en patrón de comportamiento que dinamiza  la armonía o el choque que producen los conflictos.

* BUENAS RELACIONES CON LOS DEMÁS

·         Ayudar a que los demás se conozcan e integren.

·         Saludar y despedirse ayuda a establecer relaciones armónicas.

·         Pensar en los demás y olvidarse un poco de uno mismo.

·         Ser leal quiere decir apoyar a los demás y reservar las criticas y comentarios negativos para hecerselos a la persona en forma privada.

·        Ser discreta en los asuntos de la empresa.

·         La persistencia es una de las cualidades esenciales de las relaciones humanas esto se explica, por ejemplo a la cortesía, que se deben utilizar en la oficina hasta en los momentos de conflicto y presión.

·        Cuidar los modales o lo que dice en las reuniones empresariales, es decir, sociales.

·        Ayudar a los empleados nuevos a integrarse a conocer las pautas y la mecánica del trabajo.

MISIÓN DE LA SECRETARIA

Brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas establecidas, ademas de acompañar en la vigilancia de los procesos a seguir dentro de la empresa.

PERFIL DE LA SECRETARIA

Debe ser una persona en la que tenga plena confianza, y que cumpla y que cumpla con las siguientes características:

- Buena presencia.

- Persona de buen trato, amable, cortés y seria.

- Excelente redacción y ortografía.

- Facilidad de expresión verbal y escrita.

- Persona pro-activa y organizada.

- Facilidad para interactuar en grupos.

- Dominio de Windows, Microsoft Office, Internet

- Brindar apoyo a todos los departamentos.

- Desempeñarse eficientemente en su Área.

- Aptitudes para la Organización.

- Buenas relaciones interpersonales.

- Dinámica  entusiasta.

- Habilidades para el planeamiento, motivación, liderazgo y toma de        decisiones.

- Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión.

FORMACIÓN DE LA SECRETARIA

Cada vez es mayor el número de secretarias que requiere el ámbito empresarial, pues que una secretaria es de vital importancia en todos los sectores de desarrollo. Pero así como existen grandes ofertas de trabajo para las secretarias, también se espera de ellas un alto nivel competitivo, lo cual se logra con formación profesional de estas. Aparte de los estudios que haya cursado, una secretaria debe tener una solida preparación extensa, uso correcto del lenguaje escrito y oral con una expresión fluida y clara, además de una muy buena educación, que le facilitara su desenvolvimiento en cualquier nivel en el ámbito empresarial. La secretaria debe conocer sobre ciertas materias que le permitirán desempeñar sus funciones con la debida eficacia profesional:

1.    Funciones de una secretaria  de hoy

 Ser puntual en todas sus actividades de funciones.

 Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al cliente.

 Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento y servicios de éstos.

  Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente, para que todos estemos informados y desarrollar bien el trabajo asignado.

  Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.

  Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o departamentos dentro de la empresa.

  Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los compromisos y demás asuntos.

  Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por tú jefe.  Mejora y aprendizaje continúo.

2.    La calidad y el servicio en la secretaria.

      La aplicación de conceptos como calidad y servicio es una misión indelegable de los niveles administrativos  Y directivos de la organización. La  mayor preocupación debe centrarse en la supervivencia de empresa todos deben tener en claro que el éxito de la misma depende de la calidad de sus productos, que se evidencian en la satisfacción de los consumidores., y que  cualquier logro puede alcanzarse atreves de las personas. El  recurso más valioso de toda organización es su personal.

      Por ello la secretaria siempre debe impartir sistemas necesarios para la atención al cliente. También pasos claves como lo son:

·         Espontaneidad.

·         Solución de problemas y reconocimientos.

·         Evaluación permanente de la metodología utilizada.

·         Incluir un sistema con amabilidad.

·         Respeto mutuo.

·         Fluidez de sus conocimientos.

3.    Servicio de la comunicación:

       Al hablar de servicio al cliente debemos tener en cuenta que no basta que la gente dentro de la empresa preste el servicio., sino que lo quiera hacer. Con esto se quiere resaltar el papel del estado de ánimo de la persona y su interés en atender bien al cliente.

4.    Atención eficaz de la secretaria con el cliente:

       Sin servicio no hay clientes, sin cliente no hay empresas, y por consiguiente tampoco hay empleo.es importante saber que el cliente también compra el servicio. Esto determina la percepción de la calidad que varía de una persona a otra. La calidad del servicio se ha convertido en un factor fundamental en la decisión de la compra.

       Todos los aspectos de la empresa de servicio contribuyen a comunicar calidad escogida en la recepción, la forma de responder el teléfono, la rapidez de acceso de un  empleado el manejo de las reclamaciones, el color de sus locales, el vestuario del personal. En el servicio todo es comunicación y resulta preciso con vencer al personal (la secretaria) de que la responsabilidad de la empresa está en manos de todos.

      CRÉDITO: http://leydisylizeth.blogspot.com/2012/03/relaciones-humanas.html